+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Служебная внешняя справка оформление

Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные. Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей организации, партнеры, госорганы. Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа — подтверждение неких данных.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Правила оформления справок

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Справка о доходах. Какой она должна быть - справка о доходах для оформления кредита.

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др. Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки - описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события "из жизни" организации либо ее сотрудника.

Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:. В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто "предоставляет" информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Во втором случае она оформляется на общем бланке организации фирменном бланке , на котором должны быть справочные сведения о ней ИНН, адрес, телефон и т.

Именно поэтому многие путают ее с письмом сравните примеры 6 и 7. Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа "СПРАВКА", кроме того, на ней может отсутствовать адресат в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО "Каравелла" И.

Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:. Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте в правом верхнем углу. Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов см. Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица - после. Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита "Адресат" пишется:.

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос "о чем?

Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет "О техническом состоянии помещения", во втором - "О несчастных случаях на производстве" см. Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами "Сообщаем вам Конечно, ошибки в этом нет.

Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции "Дана Иванову И. Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше и загромождать лишним придаточным предложением? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова "что".

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально. Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала см. Как ее оформлять, посмотрим в п. Фрагмент документа. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов". Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:. Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:.

Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности. Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер пример 6.

Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты.

Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов. Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников см. Обратите внимание: печатью организации т. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения. Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком. Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии проще говоря, скана исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе.

Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно.

Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово "Конфиденциально". Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, "по данным на Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными.

Но помните: не все рассуждают логически - в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать "защиту от дурака". Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения т. Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов.

Все приведенные далее образцы справок - внешние, т. Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма - тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит.

Мы показали оба варианта - см. Далее в примерах 8 и 9 представлены справки, выдаваемые по запросам персонала компаний. Так, справка о совместительстве нужна для того, чтобы на основном месте работы сотруднику внесли в трудовую книжку запись о работе по совместительству.

А справка с указанием средней заработной платы и подтверждением занятости человека требуется для оформления виз во многие страны и обычно очень востребована в сезон отпусков. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем hrconsul. Когда нужно оформить именно справку? Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата: - внутренней или - внешней.

Далее в оформлении справки и письма действительно много общего: - структура текста и стиль изложения; - подпись руководителя организации или лица, его замещающего , а при предоставлении сведений финансового характера - главного бухгалтера; - обязательная регистрация.

Правильно оформляем реквизиты Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо. Шевцову Пример 2. Адресатом является организация. Государственная инспекция труда в Республике Башкортостан Пример 3.

Адресатом является физическое лицо. Великановой С. Солнечная, д. Димитровград, Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита "Адресат" пишется: Пример 4.

Если адресат справки неизвестен. Для предоставления по месту требования Заголовок текста желательно сформулировать. Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки. Сравните: - "Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября г. Требования к оформлению документов" 3. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1.

Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Убедитесь сами:.

Справка — это документ информационного характера, подтверждающий и описывающий те или иные факты, события. Справки бывают двух видов:. Эти справки требуют заверения печатью;. Они составляются по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций. Справка, направляемая за пределы предприятия , оформляется на общем бланке предприятия и содержит следующие реквизиты : — наименование организации 07 ;. Если справка содержит несколько вопросов, то текст разделяют на разделы по числу рассматриваемых вопросов.

Оформляем информационно-справочные документы

Докладная записка. Внутренняя докладная записка. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала. Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:.

Служебные записки

Справка - это документ, содержащий описание и или подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов. В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т. В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка - это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Обмен информацией между структурными подразделениями и должностными лицами внутри организации а также между различными соподчиненными организациями производится с помощью служебных записок. Служебная записка — документ, официально не принятый, то есть не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства.

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Справка — документ , содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др. Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

6. Оформление информационно-справочных документов

Справка — это документ информационного характера, подтверждающий и описывающий те или иные факты и события. Справки бывают двух видов :. Эти справки требуют заверения печатью при ее наличии;. Их составляют по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.

.

Об оформлении наиболее распространенных представителей Внешнюю справку, как правило, подписывает руководитель предприятия. Заметьте: служебные записки — это обобщающее название.

Справки, копии и выписки из документов

.

50) Требования к составлению и оформлению справок (виды справок, справки внешние и внутренние).

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Рубен

    Такой же фейк как и про бляхи в Харькове,что типа военные будут изымать на нужды своих частей

  2. filtkarosa

    Соглас выпил? Сел в такси поехал домой. А вот если б придумали закон за фальсификат на 130 статью и полицейского виновного в этом садить было б равноправие)))

© 2018-2020 xn-----6kcbab4blbjbhd5a4egah7au.xn--p1ai